Der elektronische Jahresabschluss und seine Aufbewahrung: Eine Rekonzeptionalisierung der Aufbewahrung im Original

Die Rechnungslegung ist weitgehend digitalisiert. Dies gilt sowohl für die laufende Buchführung als auch für die Bilanzierung; und mittlerweile ist zunehmend anerkannt, dass auch der Jahresabschluss originär elektronisch erstellt werden kann. Hinsichtlich der Aufbewahrung des Jahresabschlusses besteht in der Literatur jedoch weiterhin eine stark an der Papierform orientierte Sichtweise. Selbst digital unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur erstellte Jahresabschlüsse müssen nach einer in der Literatur vertretenen Auflassung zur Aufbewahrung ausgedruckt und gegebenenfalls handschriftlich unterzeichnet werden. Dies spiegelt eine anhaltende Unsicherheit im Umgang mit solchen Dokumenten vor dem Hintergrund der handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften wider. Dieser Beitrag greift diese Unsicherheiten auf und untersucht die Aufbewahrung des elektronischen Jahresabschlusses mit Blick auf die Bedeutung des Originals im handelsrechtlichen Aufbewahrungsrecht. Er gelangt zu einem gegenteiligen Ergebnis: Anders als teilweise angenommen, muss der elektronische Jahresabschluss nicht nur nicht ausgedruckt werden, sondern es darf auch nicht bloß ein Papierexemplar aufbewahrt werden. Vielmehr kann und muss das elektronische Original aufbewahrt werden.